Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 25 september 2026
Deze verklaring beschrijft welke persoonsgegevens GeluidScan verwerkt, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
- Omni Acoustics (vennootschap onder firma)
- Piet Heinstraat 67, 9726 JT Groningen
- KvK-nummer: 91021707
- E-mail: info@geluidscan.nl
GeluidScan is een handelsnaam van Omni Acoustics V.O.F. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Stuur vragen over privacy naar het e-mailadres hierboven.
2. Welke gegevens verwerken wij?
2.1 Aanmelding voor de lancering
Meldt u zich aan om bericht te krijgen als GeluidScan beschikbaar is, dan bewaren wij alleen uw e-mailadres en het tijdstip van aanmelding. Wij sturen u één bericht: dat GeluidScan live is. Daarna verwijderen wij het adres. Wij geven het aan niemand door.
De grondslag is uw toestemming. U kunt die altijd intrekken via info@geluidscan.nl; wij verwijderen uw adres dan.
2.2 Accountgegevens
Om berekeningen op te slaan heeft u een account nodig. Wij verwerken uw e-mailadres, uw wachtwoord (versleuteld; wij kunnen het niet inzien) en een optionele weergavenaam. Uw account wordt beheerd door onze authenticatiedienstverlener (zie §5). In onze eigen database staan een accountkenmerk, uw weergavenaam en de aanmaakdatum.
2.3 Projectgegevens
Per project slaan wij op:
- het adres dat u invoert, en de bijbehorende coördinaten;
- een door u gekozen projectnaam;
- de invoer van uw berekening: de warmtepomp, de plaatsing van de buitenunit, een eventuele omkasting, geluidsschermen, zelf geplaatste rekenpunten, en de door u opgegeven marge en motivatie;
- het resultaat van de berekening en het bijbehorende oordeel.
Deze gegevens zijn alleen zichtbaar voor uzelf en voor beheerders (zie §5.1). De 3D-weergave van uw omgeving slaan wij niet op.
2.4 Betaalgegevens
Betalingen lopen via Mollie (zie §5). Uw rekeningnummer of kaartgegevens ontvangen wij niet. Wij bewaren een betaalkenmerk, het bedrag, de status, de datum en of de betaling is terugbetaald of gestorneerd. Dat hebben wij nodig om uw rapport vrij te geven en voor onze fiscale administratie.
2.5 Technische gegevens
Onze hostingpartijen (Railway en Cloudflare) leggen verkeersgegevens vast, zoals uw IP-adres, browsertype, het opgevraagde adres en de responscode. Om misbruik tegen te gaan gebruiken wij uw IP-adres kort in het werkgeheugen; wij slaan het niet op. Onze eigen foutmeldingen bevatten geen IP-adres. Wij gebruiken deze gegevens alleen voor beveiliging en het oplossen van storingen.
2.6 Contact per e-mail
Mailt u ons op info@geluidscan.nl, dan bewaren wij uw bericht, uw naam en e-mailadres, eventuele bijlagen en onze antwoorden. Wij gebruiken dit om uw vraag of verzoek te behandelen en om later te kunnen aantonen hoe wij dat hebben gedaan.
2.7 Bezoekersstatistieken
Wij meten hoe vaak onze website en de app worden bezocht met Cloudflare Web Analytics. Dat werkt zonder cookies, en wij volgen u niet van pagina naar pagina of naar andere websites. Per bezochte pagina ontvangt Cloudflare het adres van de pagina (zonder het deel na het vraagteken), de website waar u vandaan komt, uw browser- en apparaattype, het land van waaruit u de website bezoekt en de laadtijd van de pagina. Cloudflare slaat uw IP-adres daarbij niet op. Wij zien alleen totalen, niet wat één bezoeker doet.
3. Waarom verwerken wij deze gegevens, en op welke grondslag?
| Doel | Gegevens | Grondslag (AVG) |
|---|---|---|
| U laten weten dat GeluidScan live gaat | §2.1 | Toestemming |
| Uw account aanmaken en beveiligen | §2.2 | Uitvoering van de overeenkomst |
| Berekeningen uitvoeren, opslaan en tonen | §2.3 | Uitvoering van de overeenkomst |
| Een rapport leveren na betaling | §2.3, §2.4 | Uitvoering van de overeenkomst |
| Financiële administratie bewaren | §2.4 | Wettelijke verplichting (art. 52 AWR) |
| Bezoekersaantallen meten en de website verbeteren | §2.7 | Gerechtvaardigd belang |
| Misbruik, fraude en storingen tegengaan | §2.5 | Gerechtvaardigd belang |
| Uw vraag of verzoek per e-mail behandelen | §2.6 | Gerechtvaardigd belang; bij een verzoek over uw privacyrechten: wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c jo. art. 12 AVG) |
4. Cookies
Wij gebruiken alleen cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden. Daarvoor is geen toestemming nodig. Onze bezoekersstatistieken (§2.7) gebruiken geen cookies. Wij gebruiken geen tracking-cookies, advertentiepixels of sociale-mediatrackers.
5. Met wie delen wij uw gegevens?
Wij verkopen uw gegevens niet en gebruiken ze niet voor advertenties. Deze partijen verwerken gegevens voor ons, of ontvangen ze omdat de dienst anders niet werkt:
| Partij | Rol | Wat zij ontvangen |
|---|---|---|
| Neon | Database en accountbeheer (Frankfurt) | Account- en projectgegevens, en de aanmeldingen uit §2.1 |
| Railway | Hosting van de applicatieserver (Amsterdam) | Alle gegevens in verwerking |
| Cloudflare | Hosting van de website (wereldwijd netwerk, zie §6) | Technische verzoekgegevens |
| Cloudflare | Bezoekersstatistieken (Cloudflare Web Analytics) | De paginagegevens uit §2.7, zonder cookies en zonder opslag van uw IP-adres |
| Cloudflare | Verzending van onze e-mail | Uw naam, e-mailadres en de inhoud van het bericht, zoals uw projectadres, betaalkenmerk of inlogcode |
| Cloudflare | Opslag van onze mailbox info@geluidscan.nl (in de EU) | De e-mails die u ons stuurt, met uw naam, e-mailadres en bijlagen |
| Mollie B.V. | Betaalverwerking (zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke) | Betaalgegevens |
| PDOK / Kadaster | Adres opzoeken, luchtfoto's, kadastrale grenzen | Het adres of de coördinaten die u opvraagt |
| 3DBAG (TU Delft / 3DGI) | 3D-gebouwmodellen | De coördinaten van het opgevraagde gebied |
Met alle verwerkers geldt een verwerkersovereenkomst. Mollie is geen verwerker maar zelfstandig verantwoordelijk voor de betaalgegevens; daarop is de privacyverklaring van Mollie van toepassing.
5.1 Toegang door beheerders
Beheerders van GeluidScan kunnen accounts, projecten en berekeningen inzien, inclusief e-mailadres en adresgegevens. Zij doen dat alleen voor ondersteuning, fraudebestrijding en het oplossen van storingen.
6. Doorgifte buiten de EER
Uw account, projecten, berekeningen en de aanmeldingen uit §2.1 worden opgeslagen en verwerkt in de EU: de database in Frankfurt (Neon) en de applicatieserver in Amsterdam (Railway). Ook onze mailbox staat in de EU.
De website wordt geleverd via het wereldwijde netwerk van Cloudflare. Uw verzoek wordt afgehandeld in het dichtstbijzijnde datacentrum; Cloudflare kan technische verzoekgegevens (§2.5) en de bezoekersstatistieken (§2.7) ook in de Verenigde Staten verwerken. Voor het versturen van e-mail ontvangt Cloudflare uw naam, e-mailadres en de inhoud van het bericht.
Neon, Railway en Cloudflare zijn Amerikaanse bedrijven. Voor zover vanuit de Verenigde Staten toegang tot gegevens mogelijk is, is die doorgifte gedekt door het EU-VS Data Privacy Framework, waarvoor alle drie gecertificeerd zijn. Mollie, PDOK, Kadaster en 3DBAG verwerken gegevens binnen de EU.
7. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Aanmelding voor de lancering (§2.1) | Tot het lanceringsbericht is verstuurd; eerder als u erom vraagt |
| Account, projecten en berekeningen | Zolang uw account bestaat |
| Betaalgegevens | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) |
| Verkeersgegevens bij Railway | Maximaal 30 dagen |
| Verkeersgegevens bij Cloudflare | Een beperkte periode, volgens het privacybeleid van Cloudflare |
| Bezoekersstatistieken (§2.7) | Wij kunnen ze 6 maanden inzien; Cloudflare bewaart ze daarna alleen nog als steekproef van totalen |
| Verzendgegevens van e-mail bij Cloudflare | Tot 30 dagen |
| E-mail die u ons stuurt (§2.6) | 2 jaar na het laatste bericht in het gesprek; uiterlijk een maand daarna verwijderd. Reservekopieën (maximaal drie maanden oud) volgen dezelfde termijn. |
| Onze eigen foutmeldingen | Maximaal 30 dagen |
Verwijdert u uw account, dan verwijderen wij uw projecten en berekeningen. Betaalgegevens moeten wij langer bewaren; die koppelen wij los van uw account.
8. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen. Al het verkeer is versleuteld (HTTPS) en uw gegevens zijn alleen bereikbaar na inloggen.
9. Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- uw gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking te laten beperken;
- uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit);
- bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
- uw toestemming in te trekken voor de aanmelding uit §2.1.
Uw account kunt u zelf verwijderen in de app, via Account → Account verwijderen. Voor de overige rechten mailt u info@geluidscan.nl. Wij reageren binnen één maand en kunnen u vragen zich te identificeren.
U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor u en stellen geen profielen op. De akoestische berekening gaat over uw eigen invoer, niet over u als persoon.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan geeft de laatste wijziging aan. Bij belangrijke wijzigingen informeren wij accounthouders per e-mail.